1. Gérer la régie et paiements sur place
La régie (somme remise au professeur-organisateur en liquidité, sur sa demande) peut couvrir plusieurs sortes de dépenses :
- des dépenses prévues au programme et connues : paiement d’entrées de musée – exposition, paiement de visites guidées
- des dépenses prévisibles mais non comptables : restauration éventuelle
- des imprévus : taxis pour élève blessé…
Le gestionnaire n'est pas obligé d'accepter de donner une régie. A négocier dès l’acceptation du projet par l’Inspection d’académie.
Dans tous les cas, une facture doit être exigée et ramenée à l’intendance, avec le solde au retour et un état des comptes.
Gérer éventuellement le change.
Que faire par rapport aux collègues ?
Les collègues impliqués dans le projet
Un voyage est généralement un travail d’équipe autour du professeur-organisateur. Le choix de l’équipe ne peut se faire sans la validation par le chef d’établissement, celui-ci doit veiller à la cohésion et à la bonne collaboration des partenaires.
Il est recommandé d’avoir « en réserve » un accompagnateur en cas de problème de dernière minute.
Les collègues seront d’autant plus efficaces qu’ils auront été bien informés de tous les détails du voyage au préalable, et que chacun aura pu anticiper ses tâches.
Les autres collègues
- Peuvent être sollicités dans des tâches pédagogiques transversales pour que le projet de classe soit fort.
- En particulier les CPE, doivent être prévenus individuellement des élèves en partance, des professeurs accompagnateurs et dates de voyage, pour gérer les horaires, les élèves, les classes restantes, la demi-pension…
Un voyage scolaire désorganisant une partie de la marge routinière d’un établissement.
Que faire par rapport aux parents ?
Dès le lancement du projet, les parents sont conviés à une première Réunion d’Information au cours de laquelle leur est présenté le projet, son coût, les possibilités de financement, les dates prévues, les papiers nécessaires (identité, visa, santé).
Après cette réunion et après la validation du compte-rendu du Conseil d’administration qui a autorisé le projet par l’Inspecteur d’académie (2-3 semaines), les parents signeront par élève une autorisation de participation au voyage avec engagement de régler les frais engagés (prix fixé) et de fournir les papiers requis.
Avant le départ a lieu la Réunion de Préparation au Voyage où est communiqué le programme définitif et toutes les informations et conseils pratiques utiles (santé, bagages, contacts, règles à respecter).
(La communication doit être claire et ouverte pour le bien-être des enfants (penser aux régimes hallal ou végétarien, aux allergies…).
Chaque réunion fera l’objet d’un compte-rendu distribué à tous dans la semaine qui suit.
2. Formalités administratives et travail pédagogique
- Quelle est la responsabilité engagée ?
Le professeur engage sa responsabilité civile et professionnelle ainsi que celle de son chef d’établissement en amenant des élèves hors de l’établissement en voyage scolaire.
Il doit être vigilant donc et savoir intervenir efficacement et sans délai en cas de problème dans la cadre de sa responsabilité civile, en particulier si des mineurs lui sont confiés. + droit à l’image si exploitation d’images
Il doit veiller à ce que les élèves respectent les consignes (ex : ceinture de sécurité dans les cars), et à l’occasion fera signer une charte de Bonne Conduite en cas de d’élèves difficiles.
Quand les élèves sont reçus en hébergement en famille, l’élève est sous la responsabilité de la famille d’accueil le temps de l’accueil.
Le règlement intérieur de l’établissement continue à s’appliquer tout le long du voyage scolaire.
Le professeur-organisateur veillera à choisir des partenaires (voyagistes, autocaristes, etc…) présentant eux-aussi toutes les garanties requises pour effectuer leurs prestations (Charte de qualité…).
- Continuité du projet pédagogique
Le projet pédagogique peut-être un projet de longue haleine porté par différents professeurs (lors d’échanges internationaux) ou un projet ponctuel qui se développera dans une classe, concentré autour de visites ciblées (ex : Pologne, Auschwitz).
Le travail en amont s’intègre au travail classique en classe et vise l’acquisition des connaissances et savoir-faire jugés utiles pour le voyage.
Le travail va se poursuivre pendant le voyage où les élèves restent en situation d’apprentissage (visites, conférences, échanges, autonomisation…). Des travaux ponctuels peuvent être prévus.
Au retour les acquis d’expérience et de connaissance peuvent être évalués selon différentes formes (carnets de voyage, comptes-rendus, expositions ou devoirs plus traditionnels…)
Des notes sont attribuées et entrent dans le cursus de l’élève.
Le professeur peut aussi établir avec ses collègues le bilan du voyage qui n’est pas qu’en termes de connaissances mais aussi de savoir-vivre.
Le chef d’établissement doit évaluer le nombre d’accompagnateurs nécessaires, compte tenu de l’importance du groupe, de la durée du déplacement et des difficultés ou des risques que peut comporter le parcours suivi par les élèves.
Lors des sorties et des voyages éducatifs organisés en France et à l’étranger par l’établissement scolaire, y compris pendant les jours de congé ou les vacances, les enseignants sont en service. La preuve de cette situation ne peut résulter que d’un ordre de service écrit délivré par le chef d’établissement.
Les chefs d’établissement peuvent autoriser des personnes étrangères à l’éducation, notamment des parents d’élèves, à prêter leur concours aux enseignants lors d’une sortie ou d’un voyage collectif d’élèves. Aux termes de la jurisprudence administrative, ces personnes sont considérées comme des collaborateurs occasionnels du service public d’enseignement et pourraient obtenir de l’État la réparation des dommages subis par eux à l’occasion de ces activités. C’est également l’administration qui est responsable si l’accompagnateur bénévole cause lui-même, par une faute non dénuée de tout lien avec le service, des dommages aux élèves placés sous sa surveillance.
LE PRINCIPE DE GRATUITÉ ET SES EXCEPTIONS
Pour les enfants encore astreints à la scolarité obligatoire, le principe de gratuité de l’enseignement public interdit de demander aux familles une contribution financière pour les sorties et voyages scolaires obligatoires, c’est-à-dire ceux qui s’inscrivent dans le cadre d’une action éducative organisée en période scolaire (circulaire du 20 août 1976).
En effet, s’il peut être légalement proposé aux parents de participer au financement de prestations telles que des sorties ou voyages facultatifs, il ne peut être exigé, eu égard au principe de gratuité, le paiement de dépenses indispensables à l’exercice de la mission pédagogique de l’établissement scolaire et afférentes à des activités obligatoires.
Par exemple, il a été considéré jusqu’à présent que la visite d’un musée durant le temps scolaire (en lieu et place d’un cours) est une sortie obligatoire, tandis qu’une représentation théâtrale, en matinée, le dimanche, ne l’est pas. Les sorties et voyages scolaires qui ne s’inscrivent pas dans les programmes officiels d’enseignement et ne s’effectuent pas sur le temps scolaire peuvent donner ainsi lieu à une contribution financière des familles. |
- Quels sont les papiers à gérer par rapport aux élèves ?
Les papiers à gérer en dehors de l’administration de l’établissement.
Identité des élèves
Chaque élève doit être en possession de papiers d’identité en cours de validité.
- en France : Carte Nationale d’Identité (CNI)
- espace Schengen* : passeport et visa si nécessaire ou CNI et autorisation de sortie du territoire pour élève mineur européen.
- autre** : papiers requis selon le pays.
*Voyages en Europe dans un pays de l'espace Schengen :
Pour se rendre dans un pays de l'espace Schengen les élèves mineurs ressortissants français doivent avoir une autorisation de sortie du territoire ou un passeport individuel.
Le chef d'établissement peut choisir de faire établir une autorisation collective de sortie du territoire, dans ce cas il doit demander le formulaire nécessaire à la préfecture (service des passeports) et c'est lui qui vérifiera les autorisations parentales avant de retourner le document signé à la préfecture pour validation.
Les élèves mineurs qui sont ressortissants d'États tiers à l'Union européenne et qui sont scolarisés dans l'établissement doivent de surcroît être en possession d'un document de circulation pour étranger mineur (DCEM), s'ils sont nés à l'étranger, ou d'un titre d'identité républicain (Tir), s'ils sont nés en France. La détention d'un DCEM ou d'un Tir ne dispense pas l'élève d'être muni d'un document de voyage en cours de validité. La procédure la plus simple pour les élèves.
Lorsque ces élèves participent à un voyage scolaire au sein de l'Union européenne, le chef d'établissement fait établir un document de voyage collectif, qui tient lieu de passeport collectif et de visa d'entrée sur le territoire de la plupart des autres États membres de l'Union européenne. Document à demander à la préfecture (service des passeports).
Pour les voyages dans les pays dont l’entrée est soumise à visa, le chef d’établissement devra informer la délégation aux relations internationales et à la coopération du ministère, trente jours au moins avant la date prévue pour le voyage, afin que celle-ci puisse faire connaître ses observations sur la situation générale du pays concerné et sur les éventuels problèmes que risquerait de rencontrer l’organisation du voyage.
**Pour les voyages en Europe hors de l'espace Schengen et dans le reste du monde il faut se conformer à la réglementation du pays d'accueil.
Par exemple pour se rendre dans un pays des Iles Britanniques les élèves mineurs ressortissants français doivent être en possession d'une carte d'identité en cours de validité (pour l'obtenir les délais peuvent être plus ou moins longs selon les départements et les périodes de l'année) et d'une autorisation de sortie du territoire ou un passeport individuel (avec un passeport individuel il n'y a pas besoin d'autorisation de sortie du territoire)
Lorsqu'il y a des élèves ressortissants d'états tiers à l'union européenne il est préférable de faire établir une autorisation collective par la préfecture. Le chef d'établissement doit demander le formulaire nécessaire à la préfecture (service des passeports) au moins un mois à l'avance.
Pour en savoir plus :
http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/infos-pratiques-20973/preparer-son-depart-20975/formalites-administratives/article/formalites-administratives
Il est recommandé de faire une photocopie de sauvegarde de ces documents en cas de perte ou de vol. Il est recommandé que les parents gardent chez eux une photocopie des documents d'identité ; les enseignants peuvent aussi choisir d'en avoir une photocopie.
Carte européenne d’assurance maladie (CEAM)
Il est recommandé pour la Communauté Economique Européenne de demander aux élèves la Carte Européenne d’Assurance Maladie (délivrée par le centre de Sécurité Sociale) à leur nom. Elle atteste des droits à l'assurance maladie et permet de bénéficier d'une prise en charge sur place des soins médicaux, selon la législation et les formalités en vigueur dans le pays de séjour. Pour une sortie ou un voyage scolaire hors d'Europe, seuls les soins urgents imprévus peuvent éventuellement être pris en charge. Les frais médicaux doivent être réglés sur place, sans présentation de document spécifique, et les justificatifs doivent ensuite être fournis à la caisse d'assurance maladie française au retour, qui appréciera si le remboursement des soins peut être accordé et dans quelle mesure.
Peut-être aussi demandée sur internet :
http://www.ameli.fr/assures/droits-et-demarches/a-l-etranger/vous-partez-en-vacances-a-l-etranger/vous-partez-en-vacances-en-europe.php
Fiche de renseignements
Il faut que soit établie pour chaque élève une fiche de renseignements sanitaires où figureront toutes les données utiles pour intervenir efficacement auprès de lui et de contacter au plus vite sa famille si besoin.