1. Choisir la date de votre voyage scolaire
Vous pouvez prendre en compte les éléments suivants :
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Argument |
Basse saison
(septembre-mars) |
Haute saison
(mars-mai) |
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Prix |
Plus avantageux |
Coûteux
car les prestations sont très demandées |
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Disponibilité des prestations |
Disponibilité des hébergements collectifs, des familles d’accueils, des lieux de visites et des excursions, et des transports |
Saturation des hébergements, des visites, et des transporteurs (impact sur la qualité). |
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Conditions météorologiques |
Parfois défavorables |
Plus appréciables |
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Exploitation du voyage en classe |
Exploitation tout au long de l’année |
Peu de temps pour exploiter les retombées du voyage |
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Préparation du voyage en amont |
/ |
Davantage de temps pour préparer le voyage avec la classe |
- La « basse saison » des voyages scolaires : On entend par « basse saison » la période allant du 15 septembre au 15 mars,
à plus ou moins 15 jours près, puis de juin à juillet.
- La « haute saison » des voyages scolaires : On entend par « haute saison » la période allant du 15 mars au 31 mai,
à plus ou moins 15 jours près.
2. Lancement et suivi du projet
La préparation et la réalisation d’un voyage font intervenir un certain nombre de participants et de contraintes.
Avant toute présentation aux différents interlocuteurs, l’enseignant doit avoir prévu des exploitations pour les visites sur place.
Beaucoup de sites touristiques proposent des informations sur internet qui permettent aux professeurs de préparer la visite.
La circulaire du 20 août 1976 définit les principes et les modalités d’organisation des sorties ou voyages collectifs d’élèves organisés
par le chef d’établissement dans le cadre d’une action éducative et ayant lieu en tout ou partie pendant le temps scolaire.
Elle concerne également les voyages scolaires se déroulant en totalité pendant la période des vacances scolaires. Le voyage ou la sortie
doit répondre à des critères pédagogiques et éducatifs. Il est souhaitable que les élèves qui y participent ne soient pas issus de niveaux de classes différents et, en tout état de cause, que le groupe présente une certaine homogénéité. Les objectifs du projet de voyage ou de sortie doivent
être clairement définis.
L’élaboration du projet doit être aussi précise que possible. Elle doit porter sur les modalités matérielles (période, lieu, composition du groupe, accompagnateurs, mode de déplacement, itinéraire, hébergement, assurance), financières (participation des parents, des communes ...) et pédagogiques (travaux à effectuer, exploitation et évaluation).
Le chef d’établissement conserve l’entière responsabilité de l’opération et des engagements avec l’extérieur qu’elle exige. À ce titre, il accorde l’autorisation d’effectuer la sortie ou le voyage.
Le conseil d’administration doit être consulté. Le chef d’établissement exerçant cette compétence relative au contenu et à l’organisation
de l’action éducatrice, sa décision est soumise au contrôle de l’autorité de tutelle, dans les conditions définies par l’art. L. 421-14-II du Code de l’éducation, qui peut en prononcer l’annulation dans un délai de quinze jours. En revanche, l’inspecteur d’académie, pour les collèges, le recteur, pour les lycées, ne sauraient exercer un contrôle préalable des décisions du chef d’établissement en matière de voyages scolaires ou
se substituer à lui pour pendre ces décisions.
Que faire par rapport au chef d’établissement ?
Il doit, dès le départ, être consulté et informé de tout, car le voyage se fait sous sa responsabilité face aux autorités académiques.
- Il autorise le voyage
- Il l’inscrit à l’ordre du jour du Conseil d’administration après remise d’un projet global pour acceptation
- Il demande et reçoit l’autorisation académique pour la réalisation du voyage
- Il assure avec vous son suivi administratif (signature du contrat avec les voyagistes, etc.…)
Éventuellement, il s’implique auprès des parents et partenaires possibles pour soutenir le projet
- Il est responsable de la composition de l'équipe d'encadrement
- Il assure la gestion de l’établissement au départ des professeurs et des élèves
- Il reste, pendant le voyage, informé de la bonne marche (téléphone), de tout souci à toute heure que ce soit.
Il est souhaitable que le professeur responsable se voit confier un des téléphones portables de l'établissement,
ou a défaut qu'il soit muni d'une carte téléphone.
Que faire par rapport au conseil d’administration ?
Tout projet doit être, avant lancement, voté au Conseil d’administration et accepté. Il est conseillé que le professeur-organisateur présente le projet ou ait un porte-parole bien informé le jour du vote.
En école primaire, c'est le directeur et le conseil d'école qui doivent donner leur accord.
Le professeur-organisateur doit présenter les grandes lignes de son projet, l’enveloppe financière globale et la fourchette temporelle
prévue pour le voyage pour un accord de principe.
Toute modification qui interviendrait ultérieurement devra être elle aussi présentée et votée à un CA ultérieur.
Le projet définitif sera validé en Conseil d’administration.
Il convient donc d’être bien au courant des dates de Conseil d’administration et de bien anticiper.
La validation finale est donnée par l'inspecteur d'académie qui peut mettre son veto.
Que faire par rapport au projet d’établissement ?
Tout projet de voyage est soutenu par un projet pédagogique qui s’insère dans le projet d’établissement.
Le projet pédagogique est présenté au chef d’établissement par écrit. Il précise les différents domaines de compétences visés : éducatif, sociologique, culturel et linguistique, [les objectifs pédagogiques par matières], souvent les projets sont transversaux.
Il est fait mention des exploitations et évaluations prévues.
Que faire par rapport à l’intendance ?
Toutes les sommes afférentes à un voyage sont gérées à travers le service de l’intendance : encaissements et paiements.
Il y a des délais dont il faut tenir compte.
Les encaissements peuvent être divers : versements parents, subventions et dons divers (élèves boursiers…).
Les paiements se font sur factures.
Il faut fournir à l’intendance un budget prévisionnel très précis par postes dès le départ.
[Une régie peut être demandée pour couvrir certaines dépenses sur place.]
Les dépenses importantes sont gérées via l’intendance.